Nyhetsbrev #3 (18. mars 2021)

En stor milepæl er nådd: Nasjonale søk i Medusa!

Den første utgave av fellesdatabasen gir deg mulighet til nasjonale søk på utstyr, arbeidsordre, varer/reservedeler, PV og eksterne avtaler. Som nevnt i nyhetsbrev #1 har utviklingen i Covid-19 situasjonen forsterket nytteverdien gjennom nasjonale søk på tilgjengelighet av relevant utstyr og varelager.

Fellesdatabasen er nå åpen for alle med brukertilgang i Medusa. Det er allerede gjennomført to informasjonsmøter med målgruppe alle regionale forvaltningsråd. Det kommer flere informasjonsmøter for andre målgrupper som beslutningstakere, superbrukere og vanlige brukere.

På informasjonsmøtene demonstreres viktige og konkrete nytteverdier. Forbedret økonomi, økt pasientsikkerhet og bedre beslutningsstøtte er sentrale effektmål. Nasjonale søk gir blant annet gevinster innenfor oppslag på utstyrspark, god registreringspraksis og forvaltning, beslutningsstøtte/ledelse, innsyn i arbeidshistorikk, feilretting, andres utstyrserfaringer, vedlikeholdsplaner, kompetanse og anskaffelser.  Etter hvert kan fellesdatabasen åpne for mer avansert statistikk og analyse.

Slik søker du i fellesdatabasen

Du bruker de samme vanlige søkebildene for søk på utstyr, arbeidsordre, varer og PV som før. Ved siden av «Søk» knappen er det lagt inn en ny knapp for «Søk nasjonalt». Den knappen tar dine søkebegreper over i fellesdatabasen og utfører det samme søket der.

Datakvalitet og NKKN

God datakvalitet en forutsetning for en vellykket deling av informasjon. Presise og sammenliknbare søkeresultater forutsetter en felles referanse. I Norge er det NKKN (Norsk Klassifisering, Koding og Nomenklatur) som gir oss den referansen. Det er altså bare utstyr med nasjonale NKKN-koder - og dette utstyrets historikk - som er søkbart, derfor bør alle foretak tilstrebe høy andel av MTU med NKKN-kode i Medusa. Det finnes en god veileder for blant annet hvordan søke om NKKN-koder. Monitorering av datakvalitet blir en viktig oppgave i forvaltningsrådets videreutvikling av fellesdatabasen.

All informasjon deles ikke

Alle foretak som er del av nasjonal Medusa bidrar i fellesdatabasen. Informasjon som ikke skal deles blir fjernet ved overføring fra lokal til felles database. Det gjelder blant annet priser, signaturer og mulig sensitivt innhold i fritekstfelter. Inntil videre er det bare arbeidsordrer etter innføring av Medusa i respektive foretak som deles. Dokumenter deles ikke, men det er mål om å få etablert deling av enkelte dokumenttyper i løpet av året.

Dersom du finner informasjon du mener ikke burde vært delt: Ta kontakt med forvaltningsrådet eller direkte til foretaket informasjonen kommer fra. Er dataene fra egen database kan du gjøre endringer lokalt, så blir fellesdatabasen oppdatert innen et døgn.

FvR forbedrer Medusa og bygger stein for stein

Under finansiell status på utstyr er det nå lagt inn valg for «Dekket av bruk/materiell» for å tagge utstyr hvor leverandører har sin vesentlige inntjening gjennom salg av forbruksmateriell til utstyret.

Dagens tips:

Bruk «Import utstyr» funksjonen for å masse-oppdatere utstyr basert på en Excel-fil. 


Nyhetsbrev #2 (11. februar 2021)

SoftPro videreutvikler avtalemodulen i Medusa

Forvaltningsrådet har en viktig oppgave i å påvirke SoftPro sine utviklingsplaner med innspill til satsningsområder som vi mener er viktig for de fleste av oss på lengre sikt. Vi har ved mange anledninger fremmet forslag til forbedringer i avtalemodulen, og SoftPro vil nå prioritere denne modulen i utviklingsarbeidet. Vi starter regionalt med å identifisere behovene rundt avtaleforvaltning på et overordnet nivå, deretter vil vi samle behovene i en tettere dialog med SoftPro slik at de lettere vil forstå og utvikle de beste løsningene for oss. Det planlegges regionale møter med dette som tema over de neste ukene.

Som kjent blir ikke våre små og store endringsønsker nødvendigvis alltid prioritert av SoftPro, derfor vil vi etter denne modellen fokusere mer på behovene innenfor ulike satsningsområder og bli flinkere på å beskrive behov og ikke konkrete løsninger. Vi vil også se nærmere på hvordan prosessen med innmelding av slike behov til oss vil være.

BHM: Restordre/plukklister

I 2018 meldte BHM et endringsønske på det at røde plukklister ikke endrer farge når varen på rest kommer inn på lager. SoftPro utvikler nå en løsning i versjon 6.95 som gir oss bedre funksjonalitet enn det vi ba om og tar med for eksempel mulighet til å koble en bestilling mot en Leveringsordre. Det viser at et endringsønske som for oss vil løse et enkelt behov ofte må sees i en større sammenheng og må «modnes» over tid.

KickOff 2021: Prioriterte oppgaver i år

Forvaltningsrådet gjennomførte i januar sitt årlige avspark, og i tillegg til de faste løpende forvaltningsoppgavene ble vi sammen med Systemeierstyret enige om disse prioriterte arbeidsområdene for 2021: Fremtidens nomenklatur, Forbedre kommunikasjon/informasjonsflyt, tettere samarbeid med SoftPro om satsningsområder for Innovasjon og utvikling av Medusa, evaluering av fellesdatabase (som det kommer mer om i neste nyhetsbrev).

FvR forbedrer Medusa og bygger stein for stein

Det er nå lagt inn nye nasjonale valg for «PV-kategori» i nedtrekksmenyene i din Medusa.  PV-veileder er under oppdatering.

Dagens tips

Ctrl+D gir dagens dato når du står i et datofelt


Nyhetsbrev #1 (14. januar 2021)

Løser Medusa Korona?

Nei dessverre, men tilgang til nasjonale data i Medusa kan gi stor nytte.

2021 vil bli en milepæl for Medusa i Norge. 2021 blir året der alle på felles Medusa-plattform endelig får tilgang til en stor del av hverandres data via Nasjonal database. Tilgangen vil etter planen aktiveres tidlig i første kvartal.

2020 har vært en stor utfordring for mange i forhold til Covid-19. Medusa forvaltningsråd har vært i kontakt med enkelte av dere for å få informasjon om kontaktpersoner og detaljer i forhold til utstyr som er sentralt i behandling av pasienter med Covid-19. Tross vaksiner på vei, frykter mange betydelig smittespredning på nyåret.

Ny smittetopp kan medføre at MedTek-avdelinger blir betydelig berørt. Egne ansatte kan bli syke eller må være i karantene. I tillegg vil man kunne oppleve at alt MTU for intensivbehandling er i drift samtidig. Det er da sannsynlig at personell med redusert kompetanse på utstyret vil måtte bidra. Dermed er det enda mer nyttig enn før å ha tilgang til andres erfaring i hvordan feil kan løses. Det vil også kunne være nyttig å se hvilke sykehus som har samme utstyr og hvor man kan forvente å få tak i reservedeler som leverandør ikke kan skaffe raskt. Nasjonal database vil gi innsikt i alt dette. MEN, det er et stort men:

Det er bare utstyr som er tilknyttet NKKN-kode som deles i Nasjonal database. Det betyr at du ikke får tilgang til andres løsningstips beskrevet i arbeidsordrer før du får koblet ditt utstyr mot NKKN. Ei heller får andre HF tilgang til ditt HFs erfaring med utstyr dersom det ikke er koblet mot NKKN.

Det er derfor viktig at alle HF raskest mulig sjekker at utstyr relatert til Covid-19-behandling er koblet mot NKKN-koder. Utstyr med lokale koder må endres til korrekt NKKN-kode.

Om korrekt NKKN-kode ikke finnes etablerer du midlertidig NKKN-kode (NKKN temp) og knytter utstyret til denne.

Medusa forvaltningsråd (FvR) har i 2020 bidratt betydelig for å øke hastighet for gjennomføring av NKKN-registreringer. Flere av dere har nok opplevd frustrasjon over at det dels har tatt svært langt tid fra koder blir meldt som NKKN (temp) til koder blir godkjent som NKKN. Denne tiden vil nå med større fokus på NKKN gradvis synke. Samtidig vil det fokuseres spesielt på utstyr som typisk er involvert i håndtering av Covid-19.

Sjekk forekomst av utstyr på lokal kode slik:

  • Under venstre kolonne i Medusa velger du Grunnregistre og Koder. Du får da opp et søkevindu.
  • I nedtrekksmeny for kodestandard velger du «lokal» eller tilsvarende valg for lokal kode. Trykk Søk.
  • I valg for Vis maks i søkeresultat velger du «Alle» og trykker igjen Søk.
  • Under Utskrift velger du «Utstyr statuskode». Du får nå opp en tabell med ulike koder.
  • Under diskettsymbol i menyvalg velger du Excel i nedtrekksmeny
  • I Excel velger du bort rader med forekomst 0 i kolonne G «Antall aktive».
  • Velg aktuelle utstyrsgrupper i kolonne C. For Covid-19 vil dette blant annet kunne være «Ventilator», «Anestesiapparat», «Dialyse», «Infusjon, pumpe». «Overvåking, transportabel», «Overvåkning, sengeenhet», «Overvåkning, sentral» osv.


Kommentarer kan sendes til medusa-post@medtekn.no